Рассылка для event-индустрии или как проанонсировать мероприятие с помощью email-маркетинга

При организации мероприятий, таких как конференции, концерты, семинары, тренинги и т.д. на плечи event-менеджера взваливается огромная куча дел, которую нужно разгрести как можно быстрее. А тут еще и анонс! Именно поэтому большинство организаторов ищут легкий, быстрый, недорогой, но эффективный способ рассказать о предстоящем мероприятии. Именно таким способом является рассылка.

Делайте анонс за месяц до начала мероприятия

По статистике, 85% регистраций или покупок билетов происходят после того, как подписчик услышал о вашем событии минимум два раза.  Это связано не только с психологическими особенностями человека, но и с простой логистикой – человек вынужден проверить расписание и убедиться, что он сможет прийти. Исходя из вышесказанного, рассылку можно делать 1 раз в неделю.

Для подписки на новости создайте форму и разместите ее на официальном сайте, а также в соцсетях.

Первый анонс делайте кратким, не открывайте все карты дабы создать интригу и привлечь подписчиков.  Расскажите о специфике мероприятия, укажите дату, место проведения и условия участия (платно/бесплатно).

Создавайте почву для мероприятия из интересного контента

До события еще 2 недели, не давайте подписчикам забыть о вас! Отправляйте релевантный контент, который связан с будущим мероприятием. Например:

• Если вы делаете анонс конференции, о которой мы упоминали выше, хорошим контентом послужит статья или видео о премиум сегменте, о деятельности наиболее успешных фирм.

• Для музыкальных концертов прекрасно подойдет материал об истории успеха группы или исполнителя, а также видео приглашение выступающих для своих зрителей.

• Для гастрономических мероприятий будет достаточно эффективным контент в виде рецептов, сбора урожая и процесс изготовления представленных продуктов на выставке, интересные и необычные способы использования определенного продукта или же личная дегустация продукта.

Отправляйте третье письмо из серии

В третьем email письме приоткройте занавес мероприятия и расскажите о выступающих, темах выступлений, создайте график, опишите условия участия (платно/бесплатно), способ регистрации или же адреса касс, где можно приобрести билеты, способы получения дополнительной информации (сайт, email, контактный телефон).

Отправляйте письмо за день до мероприятия

Держите ваших приглашенных в поле зрения. Напоминайте им о предстоящем событии в личном письме. Таким образом вы выразите уважение и покажете насколько они важны вам.

Отправляйте письмо в день мероприятия

С утра, в день мероприятия отправьте последний email серии. Сделайте его лаконичным: название мероприятия, время, место. Пусть из самой темы письма будет понятно, что вы искренне надеетесь увидеть подписчика на событии.

Если будет проходить прямая трансляция мероприятия, уведомите об этом подписчиков приславши письмо за пол часа до начала.

Для того, чтобы набрать достаточное количество зрителей, заранее сообщите о трансляции потокового видео в своей рассылке.

Отправляйте письмо после мероприятия

Уместно по завершении события, выслать письмо-отчет о прошедшем мероприятии. В письме вы можете добавить ссылки на текстовые, видео и фотоматериалы, которые делали ваши операторы, журналисты. Те подписчики, которые посетили ваше событие, будут рады вспомнить прекрасные моменты, узнать на фото себя или своего друга, еще раз прослушать интервью с участниками, экспертами. Те подписчики, которые пропустили мероприятие, обязательно воспользуются этим шансом в следующий раз.

На основе вышеописанных рекомендаций для анонсирования мероприятия с помощью email-маркетинга приводим краткий план, который может послужить примером для составления серий писем.

Рекомендации по дизайну рассылок для мероприятий

• Используйте 1-3 спокойных цвета, стандартные шрифты

• Не более 2-3 картинок в одном шаблоне, иначе они будут отвлекать подписчиков от основной информации

• Делайте заметной кнопку призыва к действиям

• Добавляйте кнопки социальных сетей чтобы дать возможность подписчикам делится полученной информацией о мероприятии с друзьями

Пользуйтесь данными о клиентах

Если ваше мероприятие связано с продажей билетов, то современные платформы предоставляют организаторам все данные о покупателях билетов – их емейлы, количество купленных билетов, размер чека и т.д. Вы можете воспользоваться этими данными для повышения эффективности вашей кампании. «Продавайте» событие на основе полученной информации о посещенных ранее мероприятиях.

Делайте покупателей своими рекламителями

Многие люди не любят посещать мероприятия сами, а стремятся найти себе компанию. Event сфера является благодарственной почвой для «сарафанного радио».  Предоставляйте клиентам инструменты для приглашения своих друзей на мероприятие. Например, отправьте промо-код для скидки в рассылке и предложите отправить приглашение с кодом друзьям или назначьте специальную цену для тех, кто сразу покупает 4 или 5 билетов. Подсчитайте эту цену: посмотрите вашу статистику в билетной платформе, и вы увидите среднюю стоимость каждого покупателя. Эта цена примерно равна скидке, которую вы можете предложить за каждый купленный для друзей билет, ведь в данном случае вы не тратитесь на привлечение покупателя.

Проводите конкурсы

Своими продажами вы обязаны в первую очередь фанам выступающих на мероприятии. Им дороги ваши музыканты, спикеры и они с радостью расскажут о событии друзьям и поделятся контентом. Именно поэтому стоит организовывать различные конкурсы. Пользователи могут соревноваться в приглашении на мероприятие как можно большего числа друзей. Наградой за победу может быть бесплатные билеты, место в VIP-зоне, купоны на бесплатные напитки, автограф артиста или презент от фирмы, которую представляет выступающий.

Используйте Periscope

Это приложение для Android и iOS, предназначенное для трансляции потокового видео в реальном времени, которое было запущено 26 марта 2015 года. Зрители в сою очередь могут комментировать трансляцию, ставить лайки для взаимодействия с вещателем.

Преимущества Periscope для мероприятий:

• Недорогой инструмент, который набирает популярность
• Коммуникация с пользователями → формирование доверительных отношений
• Вовлечение
• Узнаваемость бренда

С его помощью можно оповещать о предстоящем событии, лично приглашать на мероприятие, можно даже устроить закулисную трансляцию и показывать событие онлайн через Periscope.

Mark Jacobs одним из первых сделал трансляцию своего модного показа через это приложение.

Заранее расскажите подписчикам в email о том, что у вас будет происходить трансляция мероприятия через Periscope и дайте подробную инструкцию о том, как ее увидеть.

Создавайте оригинальные интересные приглашения на мероприятия и удивляйте своих подписчиков. Успехов вам!